¿Sabes cómo funciona la administración en las organizaciones?

abril 24, 2023

¿Sabes cómo funciona la administración en las organizaciones?

 

 

L.A. Aarón Vázquez Sauza | Ciudad de México.
El ser humano se caracteriza, entre muchas cosas, en ser un ente gregario, esto quiere decir que sólo es capaz de vivir en sociedad. En la sociedad que construye, se ha preocupado por descubrir el funcionamiento de su grupo humano, creando las ciencias sociales, las cuales se enfocan en el estudio científico de los seres humanos en sociedad. Estas disciplinas se centran en analizar el comportamiento humano en diferentes contextos, ya sea individual o colectivo, para comprender cómo las personas interactúan entre sí, cómo se relacionan con las instituciones y organizaciones sociales, cómo se desarrollan y cambian las culturas y los valores, y cómo se construyen las relaciones de poder y desigualdad en las sociedades.

Incluyen áreas como la sociología, la psicología social, la antropología, la economía, la ciencia política, la historia, entre otras. Ahora mismo estudiaremos una sola de ellas: la administración y su proceso.

La administración es el proceso de llevar a cabo las actividades necesarias para lograr los objetivos de una organización de manera eficiente, maximizando la productividad y minimizando los costos y riesgos asociados. Esto implica el uso óptimo de los recursos disponibles, como el tiempo, el dinero, la tecnología y las habilidades de las personas.

Una de las pretensiones más importantes de la administración es lograr dar resultados y para llegar a estas deseables consecuencias, ha elaborado una serie de pasos que aseguran que las acciones realizadas tengan éxito. A este proceso se le denomina “el proceso administrativo”.

Ahora definiremos al proceso administrativo, explicando sus partes componentes:

En la administración, el proceso administrativo es utilizado para lograr los objetivos de la organización. Las decisiones y acciones tomadas durante el proceso administrativo tienen un impacto directo en el éxito de la organización. Al utilizar el proceso administrativo de manera efectiva, las organizaciones pueden aumentar su eficiencia y eficacia, lograr sus objetivos y metas, y aumentar la satisfacción de sus clientes y empleados, consiste en un enfoque sistemático y estructurado que se utiliza en la gestión de cualquier tipo de organización, ya sea pública o privada.

Antes de entrar de lleno en materia, debemos aclarar que el proceso administrativo es un ciclo, cuando concluye, debe reiniciarse y continuar nuevamente desde el principio, de manera eterna; esta es una medida que debe tomarse para asegurar que la aplicación del proceso produzca resultados actualizados y pertinentes con la realidad.

Cada una de las fases del proceso administrativo tiene un propósito específico y está relacionada con las otras fases. A continuación, se detalla cada una de ellas:

  • Planificación: También, solemos decirle “planeación”, preferentemente, en México; esta fase consiste en establecer los objetivos y metas de la organización, identificar los recursos necesarios, definir las estrategias para lograr los objetivos y establecer un plan de acción. En esta fase se debe realizar un análisis detallado del entorno interno y externo de la organización para identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. En éste punto necesitamos hacer algunas aclaraciones absolutamente indispensables. Todo inicia con la existencia de un problema que debe resolverse, ese problema, al necesitar una solución, hace automáticamente que aparezca el Objetivo General, el cual consiste, evidentemente, en la solución que debe obtenerse debido al problema identificado. Una vez que se reconoce cuál es el Objetivo General, se realiza el estudio amplio de las condiciones internas y externas (FODAS) y se toma una decisión de acción para resolver el problema, esta decisión totalitaria lleva el nombre de “estrategia”. Finalmente, en la etapa de planeación, se divide la estrategia en sub conjuntos de tareas, acciones o ramas y para cada una de ellas se elabora un grupo de acciones al corto plazo. Recomendamos ampliamente, que usted se centre seriamente, cuando tenga oportunidad, en el estudio de la estrategia. 
  • Organización: En esta fase se establecen las estructuras y procesos necesarios para llevar a cabo el plan de acción definido en la fase de planificación. Esto incluye la asignación de responsabilidades, la creación de un organigrama, la definición de los procesos y procedimientos, la creación de equipos de trabajo y la asignación de recursos. 
  • Dirección: En esta fase se dirigen los recursos de la organización hacia el logro de los objetivos y metas establecidos en la fase de planificación. Esta fase incluye motivar y guiar a los empleados, comunicar de manera efectiva y tomar decisiones importantes. 
  • Control: Esta fase consiste en medir y evaluar el desempeño de la organización y realizar ajustes si es necesario para asegurarse de que se estén alcanzando los objetivos y metas establecidos. Esto implica establecer indicadores de desempeño, monitorear el desempeño, analizar los resultados y tomar medidas correctivas si es necesario.

Entonces, las etapas del proceso administrativo, como lo recitan en las escuelas y dentro de los profesionales en la materia son: planear, organizar, dirigir y controlar.

Una vez que se ha completado la última fase del proceso administrativo, que es el control, es importante regresar al inicio y convertirlo en un ciclo. Esto significa que se debe volver a la fase de planificación y comenzar de nuevo todo el proceso ya que las organizaciones están en constante cambio y evolución, por lo que los objetivos y metas pueden cambiar con el tiempo. Es necesario, por tanto, volver a planificar para ajustar el proceso a los nuevos objetivos. Además, el entorno externo en el que operan las organizaciones también está en constante cambio. Las condiciones económicas, políticas, sociales y tecnológicas pueden cambiar drásticamente, lo que puede afectar el desempeño de la organización. Por lo tanto, es importante revisar y actualizar el proceso administrativo para adaptarse a los cambios en el entorno externo.

Agregaremos que, volver al inicio del proceso administrativo permite una evaluación crítica de los resultados obtenidos en cada fase y la identificación de oportunidades de mejora. Esto permite que la organización aprenda de sus errores y fracasos, y adopte medidas para evitarlos en el futuro.

En conclusión, la administración es una disciplina clave para el éxito y la supervivencia de cualquier organización, ya que permite una gestión efectiva y eficiente de los recursos para alcanzar los objetivos propuestos. El proceso administrativo es un conjunto de actividades secuenciales y lógicas que se realizan para alcanzar los objetivos de la organización de manera efectiva y eficiente. Este proceso se compone de cuatro fases: planificación, organización, dirección y control.

Sin embargo, el proceso administrativo no es algo estático, ya que las organizaciones están en constante cambio y evolución. Por lo tanto, una vez que se ha completado la última fase del proceso administrativo, es necesario regresar al inicio y convertirlo en un ciclo continuo. Esto permite adaptarse a los cambios en el entorno externo, ajustar los objetivos y metas de la organización, y mejorar continuamente el desempeño y la eficiencia de la organización.

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